Et medlemsregister eller medlemssystem er et elektronisk informasjonssystem for å administrere medlemmer i en organisasjon eller forening. Et medlemsregister kunne tidligere også være et papirbasert system, men dette antas å være et forbigått fenomen i det moderne samfunnet. Elektroniske medlemsregistre løser oppgaver rundt e-forvalting og e-demokrati.Tranvik, Tommy og Seller, Per: Digital teknologi i sivilsamfunnet. Unipub, 2008. ISBN 978-82-7477-353-0Bang, Jens Christian: Ti trinn for valg av riktig medlemssystem. E-bok på medlems-register.no, 2012
Medlemssystem og medlemsregister brukes gjerne om hverandre.
Medlemssystemet støtter organisasjonens medlemsstrategi og målsetninger. Funksjonene skal løse oppgaver for medlemmer og ansatte i organisasjonen. De vanligste funksjonene i et medlemssystem er:
Medlemsregister – database med informasjon om medlemmene som adresse, epostadresse, telefonnummer, medlemskap og rolle for medlemmene Strukturering av organisasjonsnivåer – informasjon om hvert lokallag og fylkeslag. Organiseringen er gjerne: Medlem > Lokallag > Fylkeslag Kontingentfakturering – faktureringssystem som kan utføre gruppefaktureringer for ulike medlemstyper og i ulike fakturaformater. En slik modul inneholder gjerne funksjonalitet som reskontro og automatiserte purrerutiner. Kurs og konferanse – modul for planlegging, publisering, invitasjon, påmelding og oppføling for aktiviteter. Min side – medlemssider der organisasjonsnivåene kan kommunisere seg imellom. Medlemmene oppdaterer egen informasjon, melder seg på aktiviteter, ser fakturaer og mottar meldinger fra organisasjonen. GDPR - håndtering av lovregulerte krav til personvern
Organisasjoner som bruker medlemssystemer Medlemssystemer brukes av ideelle, frivillige og kommersielle organisasjoner som har medlemmer. Typiske brukere av et medlemssystem er fagforeninger, pasientorganisasjoner, politiske partier og interesseforeninger. For denne typen organisasjoner er medlemssystemet det mest sentrale IT-verktøyet.
Brukergrupper Et medlemssystem brukes av ulike brukergrupper som gjør oppgaver innen ulike funksjonsområder. De typiske brukergruppene er: Sentraladministrasjon – medlemsadministrasjon, oppretting av kurs og konferanser, kontingentfakturering og medlemsdialog Lokallagsledere – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog Tillitsvalgte – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog Medlemmer – dialog med organisasjonen, påmelding til aktiviteter og selvbetjent profiloppdatering
Leverandører Leverandørene av medlemssystemer differensierer seg mot ulike størrelser og fagområder i organisasjonsmarkedet. Medlemssystemene kan i hovedsak deles inn i tre kategorier: Lokal installasjon, online enkel standard og online tilpasset standard.
Referanser
Kategori:Informasjonssystemer Kategori:Programvare